Organisationen Tips – hvordan til at organisere din Computer filer

Everytime Mary var nødt til at finde en fil pÃ¥ sin computer, hun havde altid store vanskeligheder. Og det var ikke underligt, hvorfor. Hver fil havde gemt mappen “Mary” og det var det. Der var ingen andre kategorier. Derfor hver gang Mary søgte sin mappe tilbragte hun aldre sigtning gennem alle dokumenter.
Mary er nu en rigtig smart cookie. Hun er marketingchef i et meget velkendt organisation. Hun kender sin ‘ting’. Hun er sÃ¥ heldig at have sin egen personlige assistent. Mary har dog stadig at skrive mange af sine egne breve og forberede et væld af dokumenter i forbindelse med sin krævende rolle. Hun modtager ogsÃ¥ omkring 60 emails om dagen, hvoraf de fleste indeholde relevante oplysninger til forskellige projekter, hun arbejder pÃ¥.
I Mary’s situation, andre teammedlemmer i hendes organisation er lejlighedsvis kræves adgang til hendes elektroniske filer og tidligere de spildt unødig tid sigtning gennem dem.
Ligesom mange andre forretningsfolk, jeg har arbejdet med, havde ingen vist Mary hvordan til at håndtere de grundlæggende principper for organisation, herunder hvordan du organisere computerfiler, så de gemmes logisk og let kan tilgås.
SÃ¥ hvordan opbevarer du dine computerfiler?
Efter min mening bør de ligner de samme kategorier som din papir registreringssystem. Hvis din papir registreringssystem er en katastrofe, derefter tage omhyggelig Bemærk punkter gjort og foretage ændringer hurtigst muligt (i dag).
Før du gør noget andet, slette alle gamle eller forældede filer.
Nedskrive kategorierne af oplysninger, du behøver.
Dvs. Admin
Klienter
Projekter
Personale
Ressourcer
Bemærk: Altid har en generel område til at dække noget andet.
Opret mapper for hvert af disse områder.
Nu arbejde, hvis du har brug at udvide disse kategorier.
Dvs. Admin
Økonomistyring
Marketing
Køretøjer
Klienter
Brown & Co
Jax
Monogram
Projekter
Bygning
Nyhedsbrev
Kvalitetssikring
Opret undermapper for #3, hvis det kræves.
Overfør eksisterende filer til de relevante områder.
Af den måde det samme gælder for emails, de samme mapper kan sættes op til at gemme indgående og udgående e-mail. Det vil være op til dig at beslutte, hvad der vil virke bedst for dig. Og selvfølgelig skal du være opmærksom på særlige procedurer, som kan være på plads i din organisation. Bare sørg for du holde alt enkle og handle.
Lorraine Pirihi